Offres d’emploi

Client

EPICENE RH recherche pour son client, cabinet d'avocats international basé à Paris et dont le siège est situé à Londres, un(e) assistant(e) de direction H/F.

Poste

Au sein d'une équipe en developpement, vous assistez plusieurs associés et travaillez en étroite collaboration avec les autres assistant(e)s juridiques et les équipes du support administratif. Vos principales missions et responsabilités incluent :

•  Gestion active des agendas des avocats que vous assistez, en gérant les priorités et les urgences, et en résolvant les conflits de planning.

•  Gestion proactive des boîtes de réception, en veillant à ce que les emails liés aux clients et aux dossiers soient traités et archivés dans en temps voulu.

•  Gestion du processus de facturation en collaboration avec l'équipe Finance.

•  Ouverture de nouveaux clients et dossiers, vérification des conflits d'intérêts et rédaction/modification des lettres d'engagement.

•  Organisation de voyages complexes et préparation des itinéraires, aussi bien en France qu'à l'étranger.

•  Gestion des contacts avec mise à jour régulière.

•  Optimisation du classement et archivage efficace à l’aide du système électronique du cabinet, en veillant à ce que tous les dossiers clients, qu’ils soient sous format électronique ou papier, soient complets et à jour.

•  Gestion du courrier entrant et sortant.

•  Saisie des feuilles de temps le cas échéant.

•  Modification et mise en forme de documents, tableaux et présentations powerpoint, relecture pour garantir un niveau de qualité élevé, aussi bien en français qu'en anglais.

•  Réponse aux appels téléphoniques de manière professionnelle (prise de messages détaillée, suivi et action appropriée). Vérification régulière des messageries vocales en l'absence des avocats et réponse aux messages si nécessaire.

•  Préparation et soumission des notes de frais, en utilisant les codes de facturation appropriés (frais de déplacement et autres dépenses).

•  Tâches administratives générales, y compris la saisie, la photocopie, l’assemblage de documents, la numérisation, l'archivage et la préparation des rapports hebdomadaires de développement commercial.

•  Développement et maintien de relations professionnelles avec les avocats, les clients et leurs homologues.

•  Anticipation des besoins des clients internes et externes, en répondant aux attentes et en garantissant une qualité de service optimale.

•  Travail en équipe.

Profil

Diplômé de l'enseignement supérieur, vous justifiez d'au moins cinq ans d'expérience à un poste comparable, dans un environnement corporate, juridique ou bancaire. Vous avez une parfaite maîtrise du pack office, d'excellentes compétences rédactionnelles et relationnelles, un sens aigu du détail, et une organisation vous permettant de gérer plusieurs tâches simultanément. Bilingue anglais, vous avez l'habitude des environnements internationaux dynamiques. Vous rêvez d'accompagner la croissance d'un cabinet d'avocats international réputé : envoyez-nous dès maintenant votre candidature !