Assistant(e) de Direction

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Objectif du Poste
Assistant/e de Direction

L’Assistant de Direction joue un rôle crucial dans le soutien administratif et organisationnel de la direction. Ce poste exige une grande polyvalence, une excellente capacité d’organisation et une communication efficace, assurant le bon fonctionnement quotidien des activités de son ou ses managers.

Responsabilités Principales

Gestion des Agendas : Planification et coordination des agendas au quotidien, garantissant une allocation optimale du temps.
Support Administratif : Apport d’un soutien administratif complet, incluant le traitement des notes de frais, la gestion des fournitures de bureau, et le maintien de systèmes de classement et d’archivage efficaces.
Organisation des Réunions : Planification et préparation des réunions, y compris la logistique, la préparation de documents et la prise de notes.
Rédaction de Courriers et de Rapports : Préparation de correspondances professionnelles, de rapports et de présentations de haute qualité.
Coordination des Voyages d’Affaires : Organisation complète des déplacements professionnels, incluant la planification des itinéraires et la gestion des réservations.
Suivi des Dossiers et Projets : Gestion proactive des dossiers en cours et assistance dans la coordination des projets.
Communication Interne : Facilitation de la communication efficace au sein de l’organisation, agissant comme point de contact principal pour les questions internes.
Filtrage des Appels et des Courriels : Gestion et orientation appropriée des communications entrantes.
Accueil des Visiteurs : Assurer un accueil professionnel des visiteurs, reflétant positivement l’image de l’entreprise.

Compétences et Qualifications

Maîtrise des Outils Bureautiques : Excellente connaissance des logiciels de bureautique, essentielle pour la rédaction de documents et la préparation de présentations.
Confidentialité et Discrétion : Capacité à gérer des informations sensibles avec le plus haut niveau de confidentialité.
Capacité à Travailler en Équipe : Excellentes compétences interpersonnelles, essentielles pour travailler efficacement au sein d’une équipe dynamique.
Adaptabilité et Polyvalence : Aptitude à s’adapter rapidement aux changements et à gérer diverses tâches simultanément.
Sens de l’Organisation et Autonomie : Organisation exceptionnelle et capacité à travailler de manière autonome pour respecter les délais.
Excellente Expression Écrite et Orale : Communication claire et efficace, tant à l’écrit qu’à l’oral, y compris une maîtrise de l’anglais pour les environnements internationaux.
Compétences en Gestion du Temps : Aptitude à prioriser et à gérer le temps efficacement pour optimiser la productivité.
Sens du Service : Qualité d’écoute et d’empathie visant à faciliter le quotidien.
Esprit d’Initiative : Capacité à prendre des initiatives et à proposer des solutions innovantes pour améliorer l’efficacité.

Formation et Expérience

Diplôme en gestion administrative, communication ou domaine connexe.
Expérience dans un rôle de support administratif ou de direction, de préférence dans un environnement exigeant et rapide.
Maîtrise avérée de l’anglais et des logiciels de bureautique.

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